Ułożenie dobrego grafiku pracy jest istotne z punktu widzenia efektywności działania danej firmy. Nie jest to jednak proste zadanie, ponieważ należy pilnować wymiaru czasu pracy każdego pracownika oraz przerw regeneracyjnych wynikających z przepisów Kodeksu pracy. Poziom trudności wzrasta proporcjonalnie do liczby pracowników, którzy muszą znaleźć się w grafiku. Im jest ich więcej, tym łatwiej o popełnienie błędu na etapie planowania ich czasu pracy. W celu wyeliminowania możliwości pomyłki i przyspieszenia procesu sporządzenia grafiku pracy warto skorzystać ze specjalnych aplikacji umożliwiających tworzenie harmonogramu online.
Zasady tworzenia grafików pracy
Ułożenie harmonogramu pracy to skomplikowana czynność, ze względu na ilość zmiennych, które należy wziąć pod uwagę. Są to następujące informacje:
- obowiązujący w przedsiębiorstwie system czasu pracy;
- wymiar czasu pracy danego pracownika;
- doba pracownicza;
- dzienne i tygodniowe przerwy regeneracyjne;
- zasada 5-dniowego tygodnia pracy;
- plan urlopowy;
- dni wolne od pracy oraz przepisy z nimi związane.
Oczywiście skala trudności rośnie wraz z liczbą pracowników których obejmuje tworzony grafik i dla których należy sprawdzić wyżej wymienione kwestie.
Korzystanie z grafików pracy online
Duża ilość informacji, o których należy pamiętać podczas tworzenia grafiku pracy sprawia, że łatwo popełnić pomyłkę. Oczywiście złożoność tej czynności wywołuje u osoby odpowiedzialnej za jej wykonanie duży stres, który również może przyczynić się do popełnienia błędu. Eliminacja ryzyka popełnienia błędu jest możliwa dzięki skorzystaniu ze specjalnych programów i aplikacji, które umożliwiają tworzenie harmonogramów pracy online. Przykład takiego rozwiązania można znaleźć inewi.pl. Tego typu aplikacja monitoruje na bieżąco prawidłowość wprowadzanych danych i wychwytuje błędy w zakresie nieprzestrzegania czasu pracy wynikającego z przepisów Prawa Pracy. Pozwala to na szybkie dokonanie korekty bez konieczności ręcznego sprawdzania poprawności całego grafiku. Kolejną zaletą skorzystania z takiego rozwiązania jest dodatkowa funkcja aplikacji, która prowadzi także automatyczną ewidencję czasu pracy wszystkich pracowników wraz z rozliczaniem ewentualnych godzin nadliczbowych.
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracownik powinien zostać zapoznany z grafikiem na kolejny okres rozliczeniowy minimum siedem dni przed jego rozpoczęciem. Oprogramowanie do tworzenia harmonogramów pracy online umożliwia także automatyczne udostępnianie ich podległym pracownikom, co sprawia, że mają oni do nich bezpośredni i nieograniczony dostęp. Są również powiadamiani na bieżąco o zmianach w grafikach.
Kiedy harmonogram czasu pracy nie jest wymagany?
Zgodnie z art. 129 § 4 Kodeksu pracy sporządzanie grafików pracy nie jest konieczne w przypadku, gdy:
- pracownika obowiązuje indywidualny czas pracy;
- w przedsiębiorstwie obowiązuje określony rozkład czasu pracy zapisany w umowie o pracę, układzie zbiorowym lub specjalnym obwieszczeniu;
- pracownik złożył wniosek o tzw. ruchomy czas pracy;
- pracownik świadczy pracę w systemie zadaniowym.
Dobrze ułożony i efektywny grafik pracy to podstawa każdej dobrze funkcjonującej firmy. Skorzystanie z oprogramowania umożliwiającego tworzenie harmonogramów online ułatwia i przyspiesza proces ich tworzenia oraz eliminuje ryzyko wystąpienia błędu, który może być kosztowny dla pracodawcy.
