Zmiana siedziby firmy to prawdziwe wyzwanie. Zabezpieczanie i przewóz sprzętów, pakowanie dokumentów i procedury związane z ochroną zawartych w nich danych, rozdzielenie zadań między pracowników… Do zrobienia jest wiele, a każdy dzień przestoju w firmie oznacza stratę pieniędzy. Jak zorganizować przeprowadzkę, żeby jednocześnie nie zakłócać funkcjonowania biura przez wiele dni? Czy sprawna przeprowadzka w firmie jest w ogóle możliwa? Wyjaśniamy.
Etap I – planowanie
Jesteś przedsiębiorcą, więc zapewne wiesz, że bez dobrej strategii niewiele da się zrobić. Tak samo jest z przeprowadzką. Zanim zabierzesz się do pracy, musisz wiedzieć jak działać i od czego zacząć. Wszystko powinno zostać obliczone, oszacowane i zaplanowane. Zacznij od spisania wszystkich rzeczy i sprzętów, które muszą zostać przewiezione. Jeżeli masz niewielkie biuro na dwa-trzy stanowiska, prawdopodobnie możesz zorganizować wszystko samodzielnie, począwszy od pakowania rzeczy aż po ich przewóz i rozpakowywanie w nowej siedzibie. Jeżeli jednak zatrudniasz wielu pracowników, musisz skorzystać z pomocy profesjonalnej firmy przeprowadzkowej. Pamiętaj, że warto podjąć współpracę z firmą, która działa na rynku od lat i ma na swojej stronie przynajmniej kilka pozytywnych rekomendacji. W końcu powierzasz w czyjeś ręce drogie sprzęty i ważne dokumenty. Musisz mieć pewność, że zajmą się nimi profesjonaliści. Teraz czas na wyznaczenie terminu przeprowadzki. W przypadku zmiany biura to szczególnie ważne. Najlepiej, żeby termin przypadał w weekend lub w godzinach popołudniowych, a nawet nocnych. Dzięki temu uda się uniknąć przestoju w pracy albo przynajmniej znacznie skrócić czas przestoju. Część firm ma w swojej ofercie organizację nocnych przeprowadzek, więc warto wziąć pod uwagę to kryterium podczas wyboru odpowiedniej firmy przeprowadzkowej.
Etap II – gromadzenie akcesoriów
Jeżeli zajmiesz się pakowaniem rzeczy samodzielnie lub ze swoimi pracownikami, musisz pamiętać o zamówieniu odpowiednich akcesoriów. Podczas składania zamówienia na stronie producenta opakowań posłuż się sporządzoną wcześniej listą rzeczy do przewiezienia. Dzięki temu będziesz w stanie oszacować ile i jakich akcesoriów potrzebujesz. Najlepiej zamówić dedykowane kartony do przeprowadzki, które dostępne są tutaj: https://kartony24.eu/pl/c/Kartony-do-przeprowadzki/43. Na ściankach znajdują się uchwyty, dzięki czemu przenoszenie pakunków przebiegnie o wiele szybciej. Pudełka zawierają też miejsce na podpis, a podwójne ścianki gwarantują z kolei pełną ochronę zawartości. Ich konstrukcję zaprojektowano w taki sposób, żeby można je było złożyć i pozostawić do ponownego użytku. Jeżeli więc w przyszłości znowu będzie trzeba zmienić siedzibę firmy, akcesoria będą już pod ręką. Oprócz pudełek trzeba kupić też wypełniacze np. bioskropak czy piankę, folię bąbelkową, folię stretch, papier nacinany, taśmę pakową i tekturowe przekładki.
Etap III – poinformuj pracowników o nadchodzących zmianach
Jeśli przeprowadzka jest już potwierdzona, koniecznie musisz poinformować o tym fakcie swoich pracowników. Być może dla niektórych z nich będzie się to wiązało z całkowitą reorganizacją dnia, ponieważ okaże się, że dojazd do biura zabierze o wiele więcej czasu. Najlepiej porozmawiać ze swoim zespołem nawet kilkanaście tygodni przed przeprowadzką. Im więcej czasu zapewnisz pracownikom na przystosowanie się do zmian, tym lepiej.
Etap IV – pakowanie
Skoro kwestie organizacyjne masz już za sobą, czas przystąpić do działania. Po pierwsze, wyznacz jedną osobę, która będzie odpowiedzialna za dokumentację. W przeprowadzkowym zamieszaniu ważne dokumenty mogą łatwo dostać się w niepowołane ręce. Poproś pracowników, żeby każdy z nich zajął się pakowaniem rzeczy ze swojego stanowiska pracy. Dokumenty umieść w specjalnych kartonach archiwizacyjnych, a drobne artykuły biurowe – w kartonach. Sprzęty zabezpiecz folią bąbelkową, a meble – folią stretch. Pamiętaj, żeby każde pudełko opisać lub oznaczyć. Dzięki temu ułatwisz sobie rozpakowywanie.
Zmiana biura to duże przedsięwzięcie. Trzeba zapanować nad wieloma sprawami, ale z dobrym planem wszystko jest do zorganizowania. Jeśli stworzysz plan działania z odpowiednim wyprzedzeniem, uda Ci się zmienić siedzibę firmy, unikając długotrwałych przestojów w pracy.