Prowadzenie firmy wiąże się z koniecznością ponoszenia kosztów. Aby biznes był jak najbardziej opłacalny, warto je odpowiednio optymalizować. Istnieje wiele sposobów na to, jak można to zrobić. Najpopularniejsze z nich to m.in. „wrzucanie” wydatków w koszta firmowe i outsourcing różnego typu usług.
Dlaczego warto optymalizować koszty firmowe?
Optymalizacja kosztów firmowych oznacza szereg różnorodnych działań. Ich celem jest dążenie do zmniejszenia wydatków związanych z funkcjonowaniem danego przedsiębiorstwa. Najważniejsze, aby podejmowane kroki nie odbijały się w negatywny sposób na działalności firmy, a także nie powodowały spadku satysfakcji jej klientów oraz zatrudnionych w niej osób.
Czy warto więc optymalizować koszty firmowe? Odpowiedź wydaje się jednoznaczna i potwierdzi to m.in. niejeden blog dla przedsiębiorców, którego celem jest pomoc w lepszym odnalezieniu się w świecie biznesu. Optymalizowanie kosztów przynosi szereg korzyści: poprawia sytuację finansową firmy, umacnia jej pozycję na rynku i pozwala jej się szybciej rozwijać. Czasami nawet może pomóc jej w przetrwaniu najtrudniejszych momentów, a w ekstremalnych sytuacjach – uratowaniu jej przed bankructwem.
„Wrzucanie” w koszty – co warto wiedzieć?
Najpopularniejszym sposobem na optymalizowanie kosztów firmy jest „wrzucanie” w nie wydatków. To dobre rozwiązanie zarówno w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, jak i dużego przedsiębiorstwa zatrudniającego wielu pracowników. Obowiązuje tu jedna ważna zasada. Wydatki muszą być nierozerwalnie połączone z charakterem prowadzenia firmy. Co można więc „wrzucić” w koszty? Wbrew pozorom ma się bardzo wiele możliwości. Są to przede wszystkim:
- wydatki związane z prowadzeniem biura (w tym czynsz i opłaty za media oraz wyposażenie biura w niezbędne meble i akcesoria),
- zakup niezbędnego sprzętu i oprogramowania (np. komputerów, telefonów, drukarek, skanerów itp.),
- koszty pracownicze związane m.in. z wypłacaniem pensji podwładnym, organizowaniem szkoleń czy dostarczaniem przywilejów pozapłacowych,
- wyjazdy integracyjne i wydarzenia firmowe,
- wydatki związane z promocją firmy,
- koszty transportu (m.in. wydatki na paliwo),
- koszty związane z usługami księgowymi.
Aby móc „wrzucić”coś w koszty, należy potwierdzić dany wydatek. Można to zrobić za pomocą faktury, rachunku lub umowy.
Jak outsourcing pomaga w optymalizowaniu kosztów prowadzenia firmy?
Sprawdzonym sposobem na optymalizację kosztów firmowych jest też outsourcing usług. Polega on na przekazaniu zewnętrznemu podmiotowi części zadań związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Może to dotyczyć m.in. kwestii księgowych oraz obsługi kadrowo-płacowej albo informatycznej. Przekazanie związanych z nimi zadań firmie outsourcingowej sprawia, że zajmą się nimi wysoko wykwalifikowani specjaliści. Koszt takiej usługi nie jest przy tym wysoki, zwłaszcza w porównaniu z sytuacją, gdy samemu trzeba stworzyć nowy dział w swoim przedsiębiorstwie, a następnie zatrudnić do niego pracowników i utrzymać ich stanowiska.