Wiele osób nawet nie zdaje sobie sprawy z tego, że tak naprawdę mogliby pracować skuteczniej i mieć więcej czasu na życie prywatne. Wszystko zależy jednak od odpowiedniego zaaranżowania swoich działań, w oparciu o dobry plan. Jak go stworzyć i o czym pamiętać, by działać skutecznie w biznesie i sprawach osobistych? Kilka praktycznych wskazówek opublikujemy w dalszej części tekstu.
Zarządzanie sobą i innymi w czasie – na co marnujemy wiele godzin w pracy?
Choć w zupełnej teorii każdego dnia w pracy spędzamy przynajmniej 7-8 godzin, to tak naprawdę z całego tego czasu maksymalnie połowę spędzamy na efektywnym działaniu. Reszta to przerwy, koncentrowanie się na rzeczach błahych i nieważnych lub nawet zajmowanie się czynnościami niepotrzebnymi, jak choćby sprawdzanie prywatnych mediów społecznościowych albo odpowiadanie na wiadomości od znajomych.
W efekcie nie wykonuje się wszystkich obowiązków, a później działa się w niedoczasie, choć przecież całe dnie spędza się w pracy. W takim modelu funkcjonuje naprawdę wiele osób, pracujących samodzielnie lub w grupie. Z czego to wynika? Nie potrafią odpowiednio zaplanować swojego harmonogramu obowiązków. Więcej na ten temat można przeczytać choćby na stronie: AdrianKolodziej.pl.
Zarządzanie czasem w pracy – dobry plan działania to podstawa
W zarządzaniu efektywnością w pracy kluczowe jest już na wstępie określenie dobrego planu działa i ścisłe realizowanie ustalonych w nim założeń.
Jak to zrobić dobrze? Przede wszystkim trzeba określić, na co poświęca się w pracy najwięcej czasu. Można to zrobić na drodze prostych obserwacji swoich poczynań w ciągu dnia i notowania wszystkiego, czym w danym momencie się zajmujemy, w tym również surfowania po sieci, rozmów telefonicznych ze znajomymi oraz komentowania postów w social mediach. Takie notatki stają się później bazą do opracowania efektywnego grafiku działania oraz wyeliminowania czynności, przez które niepotrzebnie traci się czas.
Drugim elementem jest przyjrzenie się służbowym obowiązkom. Wiele osób ma zwyczaj ciągłego dokładania sobie zadań do szybkiej realizacji. W efekcie robią na raz kilka rzeczy i albo żadnej z nich nie kończą, albo robią je w ograniczony sposób, ze stratą na jakości.
W każdym biznesie (i w życiu codziennym) możemy bowiem wyróżnić czynności:
- ważne i naglące,
- ważne, ale niepilne,
- nieważne, ale naglące,
- nieważne i niepilne.
Jeśli pragnie się zbudować solidną markę oraz perfekcyjnie zapanować nad czasem pracy swoim i swoich współpracowników, trzeba dążyć do wyeliminowania czynności, które nie są ważne oraz nie trzeba ich wykonać w najbliższym czasie. Wiele zadań, które nie zaliczają się do szczególnie ważnych, ale trzeba je zrealizować, warto natomiast oddelegować do innych pracowników lub podmiotów zewnętrznych.
Samodzielnie powinno się realizować zadania najważniejsze, od których zależy dobre imię biznesu lub konkretnej osoby, pełniącej daną funkcję w przedsiębiorstwie.
Jak poprawić wydajność swoich działań w firmie?
Jeśli pragnie się poprawić swoją wydajność w biznesie, warto korzystać z rozmaitych aplikacji i narzędzi, które dają nam nowoczesne technologie. Podstawą są oczywiście kalendarze i planery, dzięki którym da się uporządkować nawet najbardziej rozbudowane grafiki. Jeśli realizuje się zadania w zespołach, świetnie sprawdzają się systemy do delegowania zadań, pozwalające na kontrolowanie postępów online oraz na sprawną komunikację.
Warto także ustalić sobie konkretną formę porozumiewania się z innymi osobami zaangażowanymi w realizację konkretnych obowiązków oraz z podmiotami zewnętrznymi – na przykład kontrahentami lub klientami. W wielu przypadkach kontakt można sprowadzić do stworzenia odpowiedniego formularza mailowego, a niekiedy nawet zbudowania zakładki Q&A na stronie, by każdy odwiedzający mógł szybko znaleźć potrzebne informacje, bez konieczności bezpośredniej rozmowy z pracownikiem firmy. A to spora oszczędność czasu, który można poświęcić na inne działania.
Dobra organizacja czasu – klucz do wydajności i skuteczniejszej realizacji obowiązków
Odpowiednie zaplanowanie pracy pozwala zaoszczędzić cenne minuty, które często przeciekają przez palce. Dzięki temu działa się efektywniej i sprawniej, co przekłada się na oszczędności w pracy i szybsze realizowanie zamierzonych celów. Tak uzyskuje się lepsze rezultaty w biznesie. Daje to też szansę na odzyskanie czasu na odpoczynek, by zachować balans w codziennym funkcjonowaniu.
