System obiegu dokumentów, powszechnie znany jako system zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, DMS) to nowoczesne oprogramowanie informatyczne dla biznesu. Jego zadaniem jest umożliwienie sprawnego zarządzania dokumentacją zgromadzoną w cyfrowej postaci oraz organizacja sprawnych obiegów dokumentów w firmie. Funkcjonalność i możliwości oferowane przez nowoczesne systemy klasy DMS są jednak znacznie szersze, a często także dalece wykraczają poza standardowe zarządzanie dokumentami.
System obiegu dokumentów – kiedy warto zdecydować się na jego wdrożenie?
System zarządzania dokumentami jest podstawowym narzędziem, które należy wdrożyć wraz z realizowaniem koncepcji elektronicznego obiegu dokumentów. Pozwala to na szybkie i sprawne przeprowadzenie digitalizacji, usystematyzowanie poszczególnych pism oraz automatyzowanie i optymalizowanie ich obiegów. Dzięki systemowi obiegu dokumentów poszczególni użytkownicy uzyskają odgórnie nadane uprawnienia dostępu, które pozwalają im na pracę tylko z tymi dokumentami, które mogą im zostać bezpiecznie udostępnione.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wraz z dedykowanym oprogramowaniem klasy DMS jest polecane dla każdej firmy, która pragnie usprawnić swoją codzienną pracę, wyeliminować większość istotnych problemów związanych z dokumentami papierowymi, zaoszczędzić czas i pieniądze oraz przyspieszyć podejmowanie decyzji i poprawić przy okazji ich jakość. Jest to jedyny słuszny wybór dla firm, które pragną systematycznie rozwijać swoją działalność, budować przewagę konkurencyjną oraz odpowiadać stale rosnącym potrzebom współczesnego rynku. Niemałych trudności może jednak przysporzyć wybór odpowiedniego systemu klasy DMS, których nie brakuje na rynku rozwiązań IT dla biznesu.
W jaki system obiegu dokumentów opłaca się obecnie inwestować?
Ogromne zainteresowanie współczesnych przedsiębiorców elektronicznym obiegiem dokumentów sprawiło, że w sprzedaży dostępnych jest sporo systemów DMS. Tylko pozornie każdy z nich oferuje taką samą funkcjonalność – każdy system obiegu dokumentów posiada własne, ściśle określone możliwości i funkcjonalność, od których zależy jakość korzystania z niego oraz korzyści, które firma osiągnie dzięki przejściu na elektroniczny obieg dokumentów. System DMS warto więc wybrać niezwykle starannie zdając sobie przy tym sprawę, jakie możliwości oferują najlepsze aktualnie dostępne na rynku rozwiązania informatyczne dedykowane użytkownikom biznesowym.
Oprócz kluczowych funkcji z zakresu zarządzania dokumentacją, wysokiej jakości system obiegu dokumentów powinien oferować funkcjonalność z zakresu automatyzacji, workflow oraz zarządzania procesami biznesowymi, korzystać z elementów sztucznej inteligencji, uczenia maszynowego, OCR, robotyzacji procesów biznesowych (RPA), podpisu cyfrowego oraz innych, innowacyjnych technologii i mechanizmów przydatnych każdemu biznesowi w celu zdobycia lub utrzymania przewagi konkurencyjnej.
Oprogramowaniem, które ma sporo do zaoferowania na polu zarządzania dokumentacją są przede wszystkim innowacyjne platformy low-code. Działają one w oparciu o digitalizację, automatyzację oraz mechanizmy workflow pozwalając firmom na skuteczne realizowanie za ich pomocą strategii cyfrowej transformacji. Najbardziej zaawansowane z platform niskokodowych pozwalają również na sprawne wdrażanie potrzebnych zmian i modyfikacji w tworzonych, a nawet już działających w środowisku produkcyjnym instancjach.
