Ze zmianami, które wprowadziło RODO w firmach i zakładach pojawiło się wiele dokumentów wymagających natychmiastowej utylizacji. Jeśli jesteś jedną z firm, której dotknął ten problem, to powinieneś zainteresować się usługami firm, które w swojej ofercie mają usługę archiwizacji, a także utylizacji różnej maści dokumentów. Dlaczego warto im zaufać? Ile kosztują? Tego wszystkiego dowiesz się w tym artykule!
Wszystko zależy od rodzaju dokumentów
Zanim nie wrzucisz wszystkich zalegających papierów do niszczarki, to sprawdź co się na nich znajduje, ponieważ zniszczenie ich w nieodpowiedni sposób może być tragiczne w skutkach. Głównym elementem na który trzeba zwrócić uwagę są dane wrażliwe – jeśli dany dokument jest ich pozbawiony, to możemy pociąć go nożyczkami lub wrzucić do niszczarki do papieru.
Natomiast jeśli znajdują się tam tego typu informacje, to proces jest znacznie bardziej skomplikowany i bardziej restrykcyjny. Komu więc zlecić bezpieczne usunięcie dokumentów?
Monitoruj Twoje dokumenty – z biura aż do niszczarki
Na rynku pojawiło się wiele firm świadczących usługi niszczenia dokumentów w odpowiedni sposób. Zaczynając od odebrania plików od zamawiającego – niezależnie czy są w formie papierowej, czy na przykład znajdują się na komputerowych dyskach. Później transportowane są one do miejsca utylizacji – bardzo często ten proces jest monitorowany, a Ty jako zleceniodawca masz wgląd w trasę samochodów za pomocą śledzenia GPS, a następnie na terenie zakładu proces utylizacji również zostaje uwieczniony w postaci wideo jako dowód, że procedura została przeprowadzona poprawnie. Dodatkowo przy odbiorze dokumentów zdawany jest protokół odbioru, a po zakończeniu usługi wystawiane jest zaświadczenie o wykonaniu zlecenia, tak aby zagwarantować dopełnienie formalności ze swojej strony i zwiększyć transparentność.
Kiedy zlecamy niszczenie dokumentów zewnętrznej firmie mamy dodatkowe zabezpieczenie gdyby okazało się, że dane w jakiś sposób dostały się w niepowołane ręce. Firma mająca gwarantować bezpieczny proces przejmuje odpowiedzialność za wykonanie tej usługi poprawnie i odpowiada za to, jeśli się z tego nie wywiąże.
Jak bezpiecznie zniszczyć dokumentację?
Aby pozbyć się niepotrzebnych papierów, możemy podejść do niszczenia faktur na kilka sposobów. Firma której zlecamy to zadanie może użyć metody cięcia dokumentów na cienkie paski, a następnie ściśnięcia ich w papierowe kostki – jest to najbardziej ekologiczny sposób, jednak wymaga miejsca do składowania tego typu odpadów, co może wiązać się z wyższymi kosztami. Inne firmy decydują się na palenie lub rozwarstwienie papieru i tuszu. Niezależnie od wybranej metody możemy mieć pewność, że wrażliwe dane znajdujące się na tych nośnikach będą nie do odzyskania.
Co może grozić za niewywiązanie się z obowiązku zniszczenia dokumentów?
W przypadku nieprawidłowego przechowywania lub utylizacji dokumentów, możemy spodziewać się wizyty z Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jest to organ państwowy, który dba o to aby rozporządzenie RODO było przestrzegane, a kontrole mogą pojawić się w dowolnym momencie. W przypadku wykazania nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych przez firmę, lub nie udzielenia informacji o tym jak są one przetwarzane UODO może zadecydować o nałożeniu wysokich kar administracyjnych – najwyższe sięgają aż 10 000 000 euro, dlatego przedsiębiorstwa powinny tak dbać o prawidłowe prowadzenie dokumentacji dotyczącej danych osobowych i danych wrażliwych.
Zagwarantuj sobie spokojny sen – zaufaj fachowcom!
Jeśli zbliża się termin w którym będziesz chciał pozbyć się niepotrzebnych dokumentów, to warto zapoznać się z ofertą firmy hsm-recycling. Na stronie https://hsm-recycling.pl/pl/niszczenie-dokumentow/ pokazują jak przebiega bezpieczny proces niszczenia dokumentów i w łatwy sposób można umówić się z ich przedstawicielem na omówienie szczegółów dotyczących Twojej sytuacji. Na rynku działają od lat i za każdym razem szukają rozwiązania aby zagwarantować swoim klientom najlepszej jakości usługę w jak najlepszej cenie!
