Firma to bardzo złożony organizm. Zadania, które realizuje z myślą o osiągnięciu zysków, wymagają podjęcia pracy przez wielu członków zespołu. Tylko wówczas, gdy pracownicy sprawnie komunikują się ze sobą i dbają o dobrą współpracę, jest możliwa szybka realizacja projektu i „dowiezienie” rozwiązań spełniających wymogi jakościowe. Aby ułatwić sobie zarządzanie projektami, warto skorzystać ze wsparcia IT. Dowiedz się, w jakiej sytuacji powinno się sięgnąć po to rozwiązanie.
Praca metodą projektu – złoty standard współczesnego biznesu
Praca w trybie zarządzania projektami jest obecna w większości przedsiębiorstw, bez względu na branżę działalności. Aby firma mogła się rozwijać, potrzebuje jasno wytyczonych celów, przejrzystego podziału pracy, a także sprawnej komunikacji przy realizacji poszczególnych zadań. Dlatego najlepszym sposobem na jej organizację jest metoda zarządzania projektami.
Warto jednak spojrzeć na to zagadnienie nie tylko w ujęciu „mikro”, a zatem koncentrując się na pojedynczym projekcie. Jeśli liczba zadań w firmie jest duża, warto wypracować jednolity system zarządzania projektami, który pozwoli na ustalenie jednoznacznych zasad procedowania.
Jak zarządzać projektami w nowoczesnej firmie?
Gdy chodzi o zarządzanie projektami, podstawą jest wdrożenie jednego, spójnego systemu i zestawu procedur, w oparciu o które będzie realizowane każde zadanie. Najlepiej w tej roli sprawdza się dobrej klasy oprogramowanie. Zobacz, jak może Ci pomóc w realizacji projektu.
Usprawnienie współpracy między poszczególnymi działami odpowiedzialnymi za wykonanie projektu
Bardzo często bolączką podczas realizacji zadań jest brak wyznaczenia wspólnych celów oraz definicji. Zdarza się też, że kierownik projektu podejmuje decyzje w oparciu o własną wiedzę, nie biorąc pod uwagę np. tego, że zasoby, których oczekuje, są po prostu niedostępne. Dobry system do zarządzania projektami eliminuje te przeszkody, ponieważ wszystkie informacje dotyczące wykonywanych prac są umieszczane w jednym miejscu. Członkowie zespołu mogą z łatwością dzielić się informacjami i wymieniać uwagami.
Usprawnienie komunikacji i krótszy czas realizacji zadań
Spotkania zespołu projektowego, które ciągną się w nieskończoność? Częste briefingi kierowników projektów? Raportowanie efektów co kilka dni? Na pozór to bardzo potrzebne elementy. Jednak w rzeczywistości większość z nich można wyeliminować dzięki oprogramowaniu IT. Nie ma potrzeby spotykania się, aby przedstawić postępy w realizacji zadań. Są widoczne na bieżąco na platformie – w sekcji, która obejmuje realizowany projekt. Kierownicy nie muszą spotykać się z właścicielem firmy, aby poinformować go o etapie wykonania prac. Mogą ograniczyć takie briefingi do minimum i skupić się na pracy.
Poza tym zespół zyskuje jedno, konkretne miejsce do wymiany informacji. W efekcie żadna sugestia czy zmiana nie umyka uwadze, śledzenie postępów w działaniu jest proste.
Możliwość dostosowania do wybranej metodyki zarządzania
Istnieje wiele metod, jakimi może być realizowane zarządzanie projektami. Agile, Kanban, Scrum… wybór tej optymalnej jest uzależniony od specyfiki prac realizowanych przez zespół firmy. Jednak dobre oprogramowanie przeznaczone do zarządzania może być dopasowane do założeń wyjściowych i wytyczonych w organizacji „reguł gry”. Stworzy ono ramy do działania w ramach dowolnej metodyki.
Łatwiejsze rozliczanie czasu pracy
Podczas pracy nad projektem czasami trudno jest wyliczyć czas poświęcony na pracę. System IT, np. oprogramowanie Exact Project Management, likwiduje ten problem. Pozwala każdemu pracownikowi rejestrować godziny spędzone nad projektem, a menadżerom – rozliczać to.
Przejrzysty podział obowiązków i możliwość kontroli ich wykonania
Przy pracy zespołowej zdarza się, że odpowiedzialność się rozmywa. Nie wiadomo, co do kogo należy i kto, kiedy i jakie miał wykonać zadanie. W systemie informatycznym można jasno wyznaczyć zadania poszczególnym członkom teamu i równie precyzyjnie rozliczyć ich wykonanie. Dzięki temu ludzie wiedzą, jakie obowiązki na nich spoczywają i mają większą motywację do tego, aby domknąć poszczególne etapy w wyznaczonym terminie.
Rozpocznij nowoczesne zarządzanie projektami już teraz!
Wdrożenie jednego, spójnego systemu informatycznego, pomaga w sprawnym zarządzaniu projektami na wielu polach. Warto zdecydować się na to rozwiązanie dla firmy już teraz. Aby to zrobić, skontaktuj się z dostawcą takiego oprogramowania biznesowego i poproś o prezentację jego możliwości. To się opłaca!
