Nie ulega wątpliwości, że aktualnie obserwujemy niezwykle dynamiczny rozwój branży e-commerce. Sklepy, które dotychczas działały stacjonarnie, przenoszą się wyłącznie do sieci lub funkcjonują w modelu hybrydowym (stacjonarnie + online). Większa konkurencja zmusza do jeszcze sprawniejszego funkcjonowania i podwyższenia poziomu świadczonych usług, zwłaszcza w zakresie automatyzacji sprzedaży i logistyki magazynowej. Nie byłoby to możliwe bez specjalistycznych, innowacyjnych rozwiązań, wśród których dominuje system do zarządzania magazynem (system WMS).
Logistyka magazynowa – co to takiego?
Logistyka magazynowa stawia przed firmami – również z branży e-commerce – na tyle duże wyzwania, że dobry, specjalistyczny program do zarządzania magazynem jest dla nich niezbędny. Wyjaśnijmy więc od razu, że pod terminem „logistyka magazynowa” kryje się kilka różnych czynności, w tym przyjęcie towaru do magazynu, jego składowanie oraz wysyłka zamówień do klienta.
Stąd celem logistyki magazynowej jest płynny, właściwie zorganizowany przepływ towarów na etapie magazynowania, również z myślą o minimalizacji kosztów operacyjnych związanych ze składowaniem oraz optymalizacją powierzchni magazynowej. Żeby tak się stało, potrzebny jest właściwy system do zarządzania magazynem. Nie tylko usprawnia on przepływ informacji, ale również wyznacza lokalizację poszczególnych towarów na magazynie, aby operatorzy logistyczni mieli do nich łatwy, gwarantowany dostęp niezależnie od etapu magazynowania. Dobry system WMS (ang. Warehouse Management System), będący magazynowym systemem informatycznym, między innymi gwarantuje właściwą kontrolę i weryfikację przepływu towarów na etapie magazynowania.
System WMS vs. wymagania klienta końcowego
Wielu przedsiębiorcom pałającym się sprzedażą online wydaje się, że przy zakupach w sklepie internetowym klient oczekuje przede wszystkim możliwie najniższej ceny. Oczywiście bezsprzecznie cena jest istotna, aczkolwiek nie tylko ona ma znaczenie. Jest to istotne ważne dlatego, że rywalizując z konkurencją, nie da się nieustannie schodzić z marży i obniżać cen. Jest to trudne zwłaszcza dla małych, nowych sklepów, które nie mogą konkurować ceną z większymi podmiotami w branży.
Stąd warto zaoferować klientowi coś extra. Możliwości jest sporo, a każdy konsument potrafi docenić szybki czas realizacji zamówienia, sprawną i kompetentną obsługę klienta, czy prostą ścieżkę reklamacji i zwrotu. Oczywiście podstawą jest wysyłka towaru zgodnego ze złożonym zamówieniem.
Niestety, zwykły system e-commerce nie jest w stanie sprostać tym oczekiwaniom, zwłaszcza jeśli ilość obsługiwanych zamówień z miesiąca na miesiąc szybko rośnie. Problem może być nawet przy ich mniejszej liczbie, jeśli są one składane w możliwie krótkim okresie. Oczywiście bez wsparcia specjalistycznych programów trudno myśleć też o rozwoju biznesu.
Wszystkie problemy rozwiązuje system WMS, który pozwala na sprawne zarządzanie towarem znajdującym się w magazynie. Taki program do zarządzania magazynem może współpracować z dowolnym systemem ERP, koordynując, kontrolując oraz zarządzając procesami zachodzącymi w przestrzeni magazynowej. W praktyce system WMS pozwala więc w sposób efektywny zarządzać zapasami magazynu. Wspiera również proces kompletacji zamówień i ułatwia zarządzanie magazynową dokumentacją.
Funkcjonalności systemu WMS dla branży e-commerce
Bezsprzecznie system WMS rozwiązuje wiele realnych problemów zarządzania magazynem, również dla przedsiębiorców z branży e-commerce. Biorąc pod uwagę sprzedaż elektroniczną, funkcje programów do zarządzania magazynem można podzielić na kilka kategorii, tj.:
- Kontrola (m.in. procesów logistycznych, stanów magazynowych, towarów na magazynie);
- Obsługa (FIFO, FEFO, operacji magazynowych, wielu magazynów jednocześnie, różnych form dostawy towaru);
- Wsparcie (m.in. obsługa zwrotów, corss-docking, dropshipping);
- Aktualizacja (m.in. szybka wymiana danych w czasie rzeczywistym, statusów zamówień, wydruków dokumentów sprzedaży, inwentaryzacja);
- Inne (zarządzanie jednostkami logistycznymi, integracja z systemami kurierskimi, praca na kolektorach danych, raportowanie operacji logistycznych, błędów i wydajności magazynu).
Oczywiście nie każdy program do zarządzania magazynem jest równie wydajny i funkcjonalny. W zależności od swoich możliwości pozwala on mniej lub bardziej zautomatyzować logistykę magazynową. Programem o bogatym portfolio funkcjonalności, który mocno przyspiesza pracę magazynu, jest m.in. system WMS od Futuriti
Korzyści wdrożenia systemu WMS – dla e-sklepu i klienta
Zalet wynikających ze stosowania systemów do zarządzania magazynem należy szukać nie tylko po stronie sklepu WWW. Duże korzyści odczuwają również sami klienci sklepu internetowego. Z punktu widzenia klienta końcowego dostaje on informację o dostępności produktu i przewidywanym czasie realizacji złożonego zamówienia. Spada też ryzyko, że dostarczony towar będzie niezgodny ze specyfikacją zamówienia. Jeśli nawet jakimś cudem dojdzie do błędu, łatwiejsza jest procedura reklamacji i zwrotu. Oczywiście obsługa magazynu z systemem WMS to również szybsza kompletacja i wysyłka, co skraca czas dostawy.
Ogromne korzyści wdrożenie programu do zarządzania magazynem daje również dla samego przedsiębiorstwa funkcjonującego w branży e-commerce. System WMS pozwala zwiększyć wydajność pracy magazynu, dzięki czemu możliwa jest realizacje większej ilości zamówień w tym samym czasie. Również dlatego, że program automatycznie generuje list przewozowy i etykietę dla kuriera. Poza tym system precyzyjnie wskazuje magazynierom lokalizację zamówionego towaru. Stąd znacząco spada procent pomyłek podczas kompletowania zamówień, a to zmniejsza ilość reklamacji i zwrotów. Ich liczba jest zdecydowanie mniejsza w porównaniu z ręcznym wprowadzaniem danych do systemów.
W końcu system WMS to także aktualizacja danych w czasie rzeczywistym, co pomaga na przykład w zakresie wprowadzania nowych produktów do sprzedaży czy informowania o stanach magazynowych. Dodatkowo daje bieżący wgląd w pracę magazynu (np. kolejka zamówień do realizacji, etap kompletacji zamówienia, ilość reklamacji i zwrotów).
Moment wdrożenia systemu WMS w magazynie e-commerce
Trudno oprzeć się wrażeniu, że system do zarządzania magazynem w ogromnym stopniu usprawnia i przyspiesza logistykę magazynową. Decyzja o momencie jego wdrożenia powinna być indywidualna dla każdego podmiotu, związana też z oferowanym przez niego asortymentem.
Z pewnością wdrożenie systemu WMS jest zalecane przy dużej liczbie, często złożonych zamówień o wielu pozycjach, kiedy magazynierzy nie mogą obsłużyć ich w ciągu 24, a maksymalnie 48 godzin. Obowiązkowo należy go rozważyć przy rosnącej liczbie zwrotów i reklamacji, które wynikają z błędów podczas komplementacji zamówień.
Program do zarządzania magazynem pomoże też przy aktualizacji danych, na przykład przy sprzedaży towarów, których fizycznie brakuje na magazynie, o czym nie informują aktualne stany magazynowe. Tutaj pomocne są też platformy do zarządzania sprzedażą online umożliwiające automatyzację wielu czynności przy prowadzeniu sprzedaży internetowej. Pozwala na to np. platforma xSale, która dodatkowo umożliwia wystawianie produktów jednocześnie w wielu różnych kanałach sprzedaży (np. Allegro, eBay, eMAG), czy integrację z firmami kurierskimi (np. DPD, InPost, GLS, DHL, FedEx, Poczta Polska).
Oczywiście powyższe problemy mogą występować sporadycznie i pojedynczo, co nie jest powodem do obaw. Gorzej, jeśli podmiot z branży e-commerce zmaga się z ich kumulacją, a same problemy występują z dużą intensywnością. Wówczas system WMS staje się obowiązkowy. Brak reakcji na popełniane, powtarzające się błędy na pewno skończy się utratą części klientów na rzecz konkurencji. Stanie się tak nawet wówczas, kiedy kosztem sprawniejszej jakości obsługi swoje produkty oferuje ona w wyższej cenie.
