Przeprowadzenie rekrutacji to wyzwanie dla każdej firmy. W małych przedsiębiorstwach z reguły wymaga to zaangażowania właściciela, większe firmy mogą sobie pozwolić na zlecenie tego procesu zewnętrznej firmie lub posiadają działy HR. Jednak to w dalszym ciągu długi i kosztowny proces.
Na koszty, które ponosi firma, składa się przede wszystkim wynagrodzenie osób zaangażowanych w rekrutację. Muszą one zapoznać się z życiorysami kandydatów, przeprowadzić rozmowy telefoniczne i ustalić kalendarz spotkań, a następnie odbyć z wybranymi kandydatami nawet kilka tur rozmów.
Wszystkim tym etapom towarzyszy raportowanie i przygotowywanie rekomendacji dla firmy, na rzecz której prowadzona jest rekrutacja. Nie można też zapomnieć o wydatkach marketingowych, na które składają się płatne reklamy z ofertami pracy.
Jeśli te wszystkie działania pozwolą osiągnąć cel i prowadzą do zatrudnienia osoby, która spełni oczekiwania pracodawcy i zostanie na dłużej w firmie, to spokojnie można uznać, że była to inwestycja. Gorzej, gdy, pomimo najlepszych starań, nie uda się zatrudnić osoby, która dobrze czuje się na nowym stanowisku i albo sama szybko rezygnuje z pracy, albo zostaje zwolniona. Cały proces rekrutacji trzeba rozpoczynać od początku.
W jaki sposób oprogramowanie HR może usprawnić proces rekrutacji nowych pracowników?
Czy da się proces rekrutacji usprawnić oraz obniżyć jego koszty? Tak – i na rynku dostępne są różne oprogramowania HR stworzone z myślą o przeprowadzaniu rekrutacji. Ich zadaniem jest automatyzacja procesów oraz tworzenie intuicyjnych baz z informacjami o kandydatach.
Bazy te umożliwiają tworzenie charakterystyki kandydatów w oparciu o schemat, na podstawie którego łatwej jest później wybrać najlepsze osoby do kolejnych etapów rekrutacji. Ponadto takie oprogramowanie posiada narzędzia do tworzenia ogłoszeń o pracę i automatycznego umieszczania ich na wybranych portalach.
Ale zastosowanie oprogramowania HR nie kończy się z chwilą wyboru przez pracodawcę nowego pracownika!
Rozbudowane są one także o moduły do przeprowadzania onboardingu, czyli wdrażania pracownika w nowie obowiązki, zapoznanie go z obowiązującymi w firmie procedurami i z wartościami wyznawanymi w organizacji.
Proste tworzenie atrakcyjnych ogłoszeń o pracę
Aby kandydaci o pożądanych cechach i umiejętnościach trafili na Twoje ogłoszenie, musisz dać się znaleźć. Najlepiej opublikuj ogłoszenie w popularnym serwisie z ofertami pracy. Tylko którym?
Istnieje co najmniej kilka powszechnie rozpoznawalnych, a do tego do dyspozycji masz wiele serwisów branżowych. Coraz częściej kandydaci szukają ogłoszeń przede wszystkim w mediach społecznościowych, więc należy także zamieszczać ogłoszenia w grupach tematycznych na Facebooku i LinkedIn.
Każdy serwis może mieć swoje wymagania dotyczące kolejności wpisywania informacji i umieszczania grafiki, a to oznacza czas, który trzeba poświęcić, by prawidłowo sformatować ogłoszenie.
Na szczęście coraz więcej oprogramowania HR posiada funkcję tworzenia szablonów ogłoszeń.
Automatyczne umieszczanie ogłoszeń na popularnych portalach z ofertami pracy
Tak przygotowane ogłoszenie można następnie linkować na platformach z ogłoszeniami.
Ważne, by taka strona z ogłoszeniem nadawała się do edycji, tak, by w razie zmiany warunków oferty można ją było uzupełnić bez konieczności usuwania i tworzenia jej od początku. Doskonale, gdy stronę można personifikować poprzez umieszczenie swoich grafik i loga. Dzięki temu kandydaci łatwiej wypatrzą ją pośród innych podobnych ofert i zapadnie im w pamięć.
Dzięki integracji z popularnymi serwisami ogłoszeniowymi proces udostępniania ofert pracy będzie jeszcze szybszy!
Szybka analiza kandydatów
Krótko po tym, jak ogłoszenie pojawi się w Internecie, zaczynają napływać oferty kandydatów. Bywa, że można je liczyć nawet w setkach. Szybkie zapoznanie się z taką liczbą ofert jest bardzo trudne, tym bardziej że rekruterzy mogą prowadzić jednoczenie rekrutacje na inne stanowiska.
Zapoznanie się z umiejętnościami i doświadczeniem kandydatów jest tym trudniejsze, że CV w formie załączników mają różną strukturę, więc trudno może być szybko znaleźć potrzebne informacje.
Czy gdy oferty napływają szerokim strumieniem, rekruterzy mogą uznać, że zakończyli już czytanie i kolejnych dokumentów nie będą otwierać? Jeśli w ogłoszeniu określono termin trwania rekrutacji, to takie podejście będzie bardzo nieprofesjonalne.
Ponadto wśród setek ofert mogą być bardzo interesujące kandydatury i pominięcie ich mogłoby oznaczać prawdziwą stratę dla firmy.
Na szczęście z pomocą przychodzą programy HR, które umożliwiają szukanie słów kluczowych we wszystkich nadesłanych dokumentach. Jeśli rekruter chce szybko ustalić, którzy kandydaci znają na przykład język norweski, wpisuje słowo w wyszukiwarce i po chwili selekcja jest przeprowadzona. Potrzeba dalszego zawężenia kryteriów? Żaden problem!
Ta usługa służy nie tylko „wyłapywaniu perełek” spośród ogłoszeń, ale może zostać wykorzystana także do wyeliminowania kandydatów, których z dalszego procesu dyskredytują jakieś zawarte w CV informacje.
Można również tak zaprogramować tę funkcję, by system automatycznie przeniósł kandydatów, u których wykryto słowo-klucz do kolejnego etapu procesu. Prościej już się nie da!
Przejrzyste zarządzanie procesem rekrutacji
Profesjonalne oprogramowanie HR zbiera najważniejsze informacje o kandydatach i przyporządkowuje zgłoszenia do różnych kategorii. To potrzebne, gdy jednocześnie rekrutuje się kandydatów do tego samego zespołu.
Dobry system umożliwia łatwe generowanie szczegółowych raportów, w których wypunktowano najważniejsze, z punktu widzenia pracodawcy, informacje o kandydatach. W raportach można też dodać komentarze rekruterów.
Z punktu widzenia przyszłych rekrutacji ważna jest inna funkcja systemu – przygotowywanie statystyk dotyczących zainteresowania ogłoszeniem w różnych serwisach internetowych. Dzięki temu pracodawca lub agencja rekrutacyjna będzie wiedziała, gdzie warto promować ogłoszenia, a które serwisy nie przyciągają osób szukających pracy.
Program zbiera dane osobowe setek osób. Dlatego to bardzo ważne, by był zgodny z dyrektywami RODO i posiadał wszelkie zabezpieczenia, które uniemożliwiają wyciek informacji oraz niezgodne z prawem i przeznaczeniem przetwarzanie ich.
Dane kandydatów, którzy nie zostali dopuszczeni do kolejnych etapów rekrutacji, powinny być usuwane.
Wsparcie informatycznego systemu HR nie kończy się z zamknięciem rekrutacji!
Udało się zrekrutować kandydata i doprowadzić do podpisania umowy o pracę? Gratulacje. Na tym nie kończy się jednak praca HR-owca, bo teraz kolejny ważny etap: onboarding, czyli wdrożenie pracownika do nowych zadań, zapoznanie z procedurami, strukturą firmy, przeszkolenie bhp, przekazanie wszystkich kodów dostępu…
Zadań składających się na onboarding może być bardzo wiele i łatwiej nad nimi zapanować, gdy można korzystać z systemu, który zapewnia checklistę zadań wykonanych i pozostających do wykonania. To pomocne nie tylko dla HR-owca, ale i nowego pracownika, który może sam kontrolować, na jakim etapie wdrażania się znajduje.
Dobre oprogramowanie HR to takie, które jest szyte na potrzeby firmy, która chce z niego korzystać. To ona decyduje, jakie moduły mają się w nim znaleźć i które funkcje zostaną udostępnione pracownikowi. Nic nie stoi na przeszkodzie, by zamieścić tam informacje o ścieżce kariery, kalendarz wydarzeń firmowych, najważniejsze informacje o firmie oraz filmiki instruktażowe.
Jak wybrać odpowiedni system HR do firmy, aby skutecznie usprawnić proces rekrutacji nowych pracowników?
Te wszystkie omówione powyżej funkcje uporządkują działania rekruterów, usprawnią je i przyspieszą. Skorzystają na tym nie tylko oni, ale także pracodawcy, którzy mają pewność, że żadne interesujące CV nie zapodzieje się między innymi zgłoszeniami, a kandydaci, na których zależy firmie, zostaną zaproszeni do dalszych etapów procesu.
Na rynku dostępnych jest coraz więcej programów wspierających działy HR. Jak wybrać ten najlepszy? Warto kierować się renomą producenta. Im więcej zadowolonych klientów, tym większa pewność, że oprogramowanie jest naprawdę skuteczne, niezawodne, intuicyjne i bezpieczne. W kontekście bezpieczeństwa bardzo ważne jest, aby zapewniało ochronę danych osobowych.
Wszystkie te parametry spełnia oprogramowanie HR zarządzające rekrutacją nowych pracowników, które znajduje się w ofercie HR Panorama.
To firma z 15-letnią tradycją, z której systemów korzystają duże korporacje oraz małe i średnie firmy. Platforma wpierająca rekrutację i onboarding łączy w sobie zalety wielu narzędzi, a do tego jest prosta w obsłudze i w implementacji w każdej firmie.
