W każdej firmie, w której zatrudniani są pracownicy, istnieje dział kadr. Czym zajmuje się obsługa kadr i dlaczego jest ona niezbędna w każdej firmie? Jaki jest zakres obsługi kadrowo-płacowej? Dlaczego warto korzystać z obsługi kadrowo płacowej świadczonej online?
Czym zajmuje się obsługa kadrowo-płacowa?
Obsługa kadrowo płacowa jest bardzo szeroką dziedziną działalności świadczonej w ramach zarządzania personelem w firmach. Mówiąc najogólniej, obsługa kadrowo-płacowa obejmuje wiele zadań, które mają ścisły związek z kwestiami płacowymi i zarządzaniem pracownikami. Jednym z zadań, jakim zajmuje się obsługa kadrowo-płacowa jest kontrola nad dokumentacją, np. podczas zatrudniania nowych pracowników. To właśnie do obsługi należy obowiązek zebrania niezbędnych dokumentów, takich, jak dane osobowe, umowy o pracę czy wszelkie oświadczenia. Obsługa kadrowo-płacowa prowadzi także akta osobowe każdego pracownika, przechowując w nich wszelkie dokumenty mające związek z jego zatrudnieniem, szkoleniami czy awansami. Rolą obsługi kadrowo-płacowej jest obliczanie wynagrodzeń pracowników zgodnie z założeniami umowy, ustalonymi stawkami czy z uwzględnieniem ewentualnych nadgodzin i premii. Obsługa ustala także składki ZUS i podatki dochodowe od wynagrodzeń, monitoruje i rejestruje urlopy wypoczynkowe czy chorobowe, a także zarządza świadczeniami socjalnymi, dodatkami czy premiami. Można powiedzieć, że obsługa kadrowo-płacowa to trzon prawidłowego funkcjonowania firmy pod kątem monitorowania i wynagradzania pracowników.Aby obsługa była niezawodna, konieczne jest ogromne doświadczenie i znajomość aktualnego prawa i przepisów, które zmieniają się z miesiąca na miesiąc.
Prowadzenie akt osobowych pracowników- dlaczego jest tak ważne?
Prowadzenie akt osobowych jest bardzo ważne dla zachowania porządku w firmie. Dokumentacja pracownicza to obowiązek dla każdego pracodawcy określony jasno w prawie pracy. Ważne jest, by akta osobowe prowadzone były w sposób zgodny z przepisami ochrony danych osobowych. Dotyczy to nie tylko zbierania, ale także przechowywania i zarządzania dokumentami pracowniczymi. W aktach gromadzone są ważne dokumenty dotyczące kwestii związanych z zatrudnieniem, a więc umowy o pracę czy o dzieło, wszelkie oświadczenia czy zaświadczenia. W aktach znajduje się także cała historia zatrudnienia pracownika, obejmująca awanse, zmiany stanowiska czy przerwy w zatrudnieniu. Dane zgromadzone w aktach osobowych mają kluczowe znaczenie dla ustalania wynagrodzenia i innych korzyści i benefitów dla pracownika. Zadaniem, którym zajmuje się obsługa kadrowa jest także wystawianie świadectw pracy.
Naliczanie wynagrodzeń- o czym należy pamiętać?
Naliczanie wynagrodzeń dla pracowników musi odbywać się zgodnie z przepisami prawa pracy i ustaleniami zawartymi w umowie o pracę. To właśnie umowa jest podstawą naliczania wynagrodzenia. Warto wiedzieć, że wynagrodzenie pracownicze może składać się z różnych składników, w tym z podstawowej pensji, premii, dodatków czy nagród. W skład wynagrodzenia wchodzą także świadczenia socjalne i nadgodziny. Przy naliczaniu wynagrodzenia należy wziąć pod uwagę obowiązujące podatki dochodowe i składki ubezpieczeniowe, wyrobione nadgodziny czy wykorzystane urlopy i zwolnienia chorobowe. Ważną kwestią jest odpowiednia dokumentacja. Wynagrodzenia muszą zostać odpowiednio udokumentowane, czego podstawą jest zachowanie niezbędnych kalkulacji, deklaracji podatkowych itp.
Dlaczego warto skorzystać z obsługi kadrowo-płacowej online?
Prowadzenie akt osobowych pracowników, sporządzanie dokumentacji czy wszelkie zadania związane z obsługą kadr- to wszystko zajmuje mnóstwo czasu. Zdecydowanie większość firm zleca tą usługę biurom rachunkowym. Nowoczesnym rozwiązaniem, które cieszy się coraz większą popularnością jest korzystanie z obsługi kadrowo płacowej online. Dlaczego warto? Takie rozwiązanie ma wiele zalet. Firma, która decyduje się na skorzystanie z usługi, otrzymuje gwarancję, że wszystkie zadania zostaną profesjonalnie wykonane, a wszystkie niezbędne dane kadrowo-płacowe będą dostępne w jednym miejscu. Ciekawym udogodnieniem jest umożliwienie pracownikom samodzielnego raportowania czasu pracy, wnioskowania o urlopy czy sporządzania pasków płacowych, a to wszystko za pośrednictwem dedykowanej platformy. Pracodawca zyskuje możliwość wygodnej analizy nieobecności pracowników, czasu ich pracy czy wynagrodzeń. Wszystkie dane dostępne są w postaci czytelnych raportów. Dużą zaletą usługi online jest oszczędność czasu. W przypadku stacjonarnego biura rachunkowego, pracodawca musi samodzielnie kompletować wszelkie dane do obliczania wynagrodzeń. To sprawia, że drastycznie rośnie ryzyko błędów czy opóźnień. W przypadku obsługi online, wszystkie dane gromadzone są w jednym miejscu, co znacznie ułatwia zarządzanie zespołem i pozwala na zaoszczędzenie sporej ilości czasu i pieniędzy. Współpraca z obsługą kadrowo płacową online pozwala na zdjęcie z pracodawcy ogromnej odpowiedzialności, jaką jest sporządzanie dokumentacji płacowej i osobowej. Biuro rachunkowe również świadczy takie usługi, jednak korzystanie z obsługi kadrowej jest o wiele bardziej opłacalne i wygodniejsze.
