Faktura VAT jest jednym z najczęściej wystawianych i podstawowych dokumentów potwierdzających dokonanie transakcji związanej ze sprzedażą produktów czy świadczeniem określonego rodzaju usług. Oczywiście nie jest jedynym tego typu dokumentem: są faktury netto czy podatników zwolnionych z VAT, natomiast tzw. faktura VAT-owska jest najbardziej powszechnie stosowanym dokumentem.
Wystawianie faktur VAT — podstawowy obowiązek przedsiębiorcy
Dostawca produktów lub usług jest zobowiązany do wystawienia dokumentu potwierdzającego transakcję, która zachodzi miedzy przedsiębiorca a klienta. Obowiązek wystawiania faktury VAT regulują oczywiście odpowiednie przepisy prawa, natomiast warto pamiętać o tym dokumencie także jako o poświadczeniu zobowiązań klienta w stosunku do ciebie. W razie problemów z uzyskaniem płatności, wystawienie wcześniej faktury VAT jest jedną z podstaw, która pozwala ci dochodzić swoich należności. Oczywiście, w przypadku tego typu faktury, konieczne jest także rozliczenie podatku VAT i o tym nie można dzisiaj zapominać. Wystawienie faktury VAT wymaga prawidłowego obliczenia podatku dochodowego, jak i opłacenia VAT-u. Poprawność rozliczeń pozwala wprowadzony jakiś czas temu Jednolity Plik Kontrolny. Oprócz wystawiania faktur trzeba więc pamiętać o przygotowaniu JPK i poprawności wprowadzonych wszystkich danych.
Kiedy potrzebna jest faktura VAT?
Faktura VAT dotyczy sytuacji, w której doszło do sprzedaży produktu lub wykonania usługi przez płatnika, który jest płatnikiem VAT. Ta sytuacja nie dotyczy więc wszystkich przedsiębiorców, ponieważ mamy choćby grupę przedsiębiorców pracujących na podstawie ryczałtu. Osoby te nie wystawiają faktur VAT. Jeśli jesteś płatnikiem VAT, masz obowiązek wystawić fakturę, jeśli:
- doszło do sprzedaży towaru lub usługi na rzecz innego przedsiębiorcy,
- otrzymałeś część lub całość kwoty przed przekazaniem towaru lub realizacją usługi (mowa o tzw. fakturze zaliczkowej),
- doszło do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- przeprowadziłeś sprzedażą wysyłkową z terytorium kraju lub na terytorium kraju.
Jak wystawić fakturę VAT prawidłowo?
Przedsiębiorcy rozpoczynający swoją działalność, często zastanawiają się, jak wystawić fakturę VAT (https://jpk.info.pl/faktury/). Z pewnością konieczny jest dobór odpowiedniego typu faktury nie tylko do tego, co sprzedajesz, lecz także jak. W przypadku niektórych klientów konieczne będzie na przykład zastosowanie mechanizmu odwrotnego obciążenia, czasami potrzebny może się okazać mechanizm podzielonej płatności oraz inne rozwiązania jak choćby faktura korygująca. Pod tym względem zawsze warto skonsultować się ze specjalistą ds. księgowości. Koniecznie trzeba także zadbać o zgodność sprzedaży z poszczególnymi stawkami podatku związanymi z określonymi typami produktów i usług. Kiedy już wiesz, jakie rozwiązanie, jest ci potrzebne, samo wystawienie faktury nie powinno sprawiać problemów. Do dyspozycji przedsiębiorców są bowiem bardzo intuicyjne programy pomagające wystawiać faktury VAT.
Bardzo wygodnym rozwiązaniem dzisiaj jest wystawianie faktur online, które od razu mogą trafić do klienta, a w razie braku płatności program automatycznie wysyła powiadomienia. Automatyczne uzupełnianie danych nabywcy towarów lub usług, gotowe szablony określonego typu faktur i opisów — wszystko to sprawia, że obowiązek wystawiania faktur przestaje być uciążliwy.
Oczywiście trzeba zadbać o to, aby wystawiona faktura posiadała wszystkie niezbędne do jej rozliczenia elementy. Bardzo ważne jest prawidłowe opisanie faktury, przekładające się później na zgodność z JPK. Urzędy Skarbowe i KAS coraz uważniej śledzą te rozliczenia i w interesie każdego przedsiębiorcy, który nie chce mieć problemów związanych z rozliczeniem swojej działalności, jest maksymalna przejrzystość dokumentów finansowych.
Wprowadzenie KSeF to kolejny sposób organów państwa na walkę z nieuczciwymi przedsiębiorcami. W efekcie dochodzi jednak do wielu zmian, z których warto zdawać sobie sprawę. Między innymi KSeF nie daje możliwości korygowania formalnego dokumentów przez nabywców przez notę korygującą. Można to zrobić jedynie przez fakturę ustukturyzowaną, a więc fakturę korygującą. Noty korygujące przestaną obowiązywać wraz z wejściem obowiązkowego KSeF, co wydarzy się niedługo.
Data sprzedaży, data zakończenia dostawy towarów — co musi znaleźć się na fakturze?
Wystawienie poprawnej faktury stoi tak po stronie wystawcy, jak i nabywcy, który w przypadku błędnych danych natomiast powinien zgłosić problem i konieczność dokonania zmian. Podatnik VAT musi pamiętać o tym, by na fakturze znalazły się takie dane jak:
- data wystawienia faktury,
- data sprzedaży,
- nazwa produktu/usługi
- odpowiednia stawka VAT,
- dane wystawcy,
- dane nabywcy,
- termin płatności.
Daty wystawienia faktury będą np. decydować o tym, w którym okresie daną czynność należy uwzględniać w pliku JPK_V7. Nazwa towaru lub usługi może mieć z kolei wpływ na konieczność wskazania procedur, w ramach których była prowadzona określona transakcja. Takie dane mogą mieć także przełożenie na grupowanie GTU.
