Postęp technologiczny zagląda w każdy zakamarek naszego życia, również do pracy. Można się z tego cieszyć, można narzekać, ale jedno jest pewne – nie da się tego zatrzymać. Jeśli prowadzisz dużą firmę raczej prędzej niż później przejdziesz na elektroniczny system zarządzania dokumentami. Już dziś poznaj korzyści, jakie niesie za sobą to rozwiązanie.
Każdego dnia Twoja firma generuje dziesiątki dokumentów. Jak je przechowywać, by zachować w nich porządek? Dawniej odpowiedzią był regał pełen kolorowych segregatorów z odpowiednimi napisami na grzbietach. Dzisiaj coraz więcej firm stawia na nowoczesne przechowywanie i archiwizowanie dokumentów, korzystając z elektronicznego systemu zarządzania dokumentami.
Warto zdecydować się na system, który jak najlepiej będzie odpowiadał potrzebom Twojej firmy. Platforma Navigator, którą znajdziesz na https://archman.pl/, pozwala wybrać jeden z 30 szablonów, tak by każdy przedsiębiorca mógł sięgnąć po model najlepszy dla specyfiki swojego biznesu.
Zalety elektronicznego systemu zarządzania dokumentami
Digitalizacja dokumentów niesie za sobą szereg korzyści, zarówno dla dużych, jak i małych przedsiębiorstw.
Poprawa efektywności pracy
A gdyby tak drukowanie dokumentów, zanoszenie ich odpowiednim osobom do podpisu, wprowadzanie do systemu i wreszcie archiwizowanie zamienić na kilka kliknięć myszy? To możliwe dzięki elektronicznemu systemowi zarządzania dokumentacją. Co więcej system weryfikuje poprawność danych. Dzięki temu liczba pomyłek spowodowanych przez czynnik ludzki zostaje zminimalizowana, co pozwala uniknąć bałaganu w papierach.
Ochrona ważnych danych
Wielopoziomowa kontrola dostępu, jaką oferuje platforma Navigator, gwarantuje bezpieczeństwo przesyłanych danych oraz archiwizowanych dokumentów. Pracodawca może przyznać dostęp do wybranych treści konkretnym pracownikom, co niweluje ryzyko dostania się wrażliwych danych w „niepowołane ręce”.
Ponadto dokumenty w formie papierowej mogą ulec fizycznemu zniszczeniu np. podczas powodzi czy pożaru. Dokumenty w elektronicznym archiwum są zabezpieczone przed tego typu wypadkami.
Wielopoziomowa kategoryzacja dokumentów
Kategoryzacja dokumentów ułatwia ich późniejsze wyszukanie. Fizyczne przechowywanie druków umożliwiało skategoryzowanie ich w jeden określony sposób, np. datami czy alfabetycznie. W elektronicznym archiwum możesz sortować te same dokumenty w różny sposób, w zależności od swoich aktualnych potrzeb, dzięki czemu szybciej znajdziesz daną fakturę czy umowę.
Dostęp do dokumentów nawet podczas pracy zdalnej
Ze względu na RODO pracownicy wykonujący swoje zadania zdalnie nie mogą zabierać do domu firmowych dokumentów. Dobrym rozwiązaniem w takiej sytuacji okaże się platforma, która tak jak Navigator działa w przeglądarce internetowej. Pracownicy, nawet przechodząc na system home office, będą mieli dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów, a jednocześnie zachowają wszystkie standardy bezpieczeństwa danych.
